「会議」にすぐ効くノウハウ、全8回の内の第2回です。

　
会議は「物事を決める」ためのもの。「ン十億円のシステム投資」から「来週の宴会の場所」まで、決めるべき中身は様々です。しかし、中身が重かろうが軽かろうが、議論を始める前に「これを決めたら終わりにしよう」とゴールを設定することが大切です。ゴールがなければ、参加者は「この場は何のためにあるのか」「自分はなぜここにいるのか」と戸惑ってしまいます。

そこで今回は「会議の終わり方を決めるコツ」についてお伝えします。
　

　
1. 「について」では決まらない

　

もし会議の席につくなり、司会の方から「来週の宴会について意見をください」と言われたら、宴会の「何」について意見を言えばよいでしょうか？ 予算、人数、場所、店の雰囲気、料理の種類、いずれも正解になりえます。しかし司会の方が、これらのどれについて聞きたいのでしょうか。「意見をください」だけでは分かりませんよね。
　
つまり、相手の意見を的確に引き出そうと思ったら、こちらから「何を決めたいのか」を具体的に示す必要があります。会議においては、司会（ファシリテーター）が「今回の議論を通じて何を決めたいのか」を会議の最初に具体的に示さなければ、会議を無事に終えることはできません。会議は、司会を含む参加者全員が「あぁ決まってよかった、と納得できた状態」で終えることが極めて重要なのです。
　
ケンブリッジでは、会議を始める際に必ず「終了条件」を参加者に提示します。「終了条件」とは簡単に言えば、参加者がどういう状態になったら会議をスッキリ終えられるか」ということです。
　
「終了条件」を設定する際、「来週の宴会について」や「来週の宴会を検討する」といった表現は使いません。「何を決めたいのか」、参加者にとってさっぱり分からないからです。また「来週の宴会の詳細が決まった状態」といった抽象的な表現も使いません。「詳細」と聞いて参加者が思い浮かべる議論の範囲が必ずしも一致しないからです。例えば「来週の宴会の予算と最寄り駅が決まった状態」、これなら参加者もすぐに議論に参加できそうです。終了条件は、それを参加者がパッとイメージし、それについて議論できそう、と思えるような表現で書きましょう。