「生きて帰ってくることが何よりも大事。それには、十分な準備と訓練が必要」とは、あるプロ登山家の言。ケンブリッジも、会議を成功させる（終了条件を時間内に満たす）には、十分な準備と訓練が必要だと思っています。会議における合意形成の積み上げがプロジェクトの成功に直結するという考え方ですから、会議の失敗はプロジェクトの致命傷になりかねないのです。
　
会議に必要な準備項目をケンブリッジでは「会議における4つのP」と呼びます。今回はひとつずつご紹介していきます。

　

　
1. Purpose（目的）
　
ここまでメルマガを読んでいただいた方なら「あぁ、終了条件のことだな」とお分かりですね。終了条件とは「参加者がどういう状態になったら会議が終了か」を示すもの。まず会議における終了条件を考えるところから準備を始める、と覚えてください。詳細はメルマガの第2回をご覧ください。

　

　
2.People（参加者）
　
終了条件を決めたら、その終了条件を達成するための議論に必要な人が誰か、を考えましょう。
　
お客様の会議を見ていると、反対意見を持つ人を「あの人は反対するから」とあえて呼ばないケースがあります。これはNGです。きちんと議論をしてお互い納得のいく解に辿り着かなければ、後々、お互いに困るからです。反対意見、大いに結構。その人の意見を傾聴し、その意見の裏にある意図や想いをきちんとその場にいる全員が理解することが大切です。
　
また、よくある「とりあえず呼んでおくか。後でうるさいし」というのも極力避けるべきです。議論に参加しない人がその場にいるだけで（高い役職であればなおさら）活発な議論を阻害する恐れがあります。どうしてもそうした人を呼ぶ必要があるときは、「オブザーバー参加なので、気にせずに議論しましょう」と会議の冒頭で参加者に伝える、「役職を気にせずオープンに意見交換しよう」というグラウンドルールを会議室に掲示する、などして乗り切りましょう。

　

　
3.Process（進め方）
　
参加者が決まれば、進め方を検討しましょう。進め方とは、アジェンダ（議題）、所要時間、そこで決めたいこと、です。

アジェンダの立て方、順番にも、いくつかコツがあります。例えば、以下の3つです。

1. 前回の会議から長期間空いているなら、冒頭でこれまでの経緯を要約して参加者に伝える。
2. あるアジェンダのアウトプットが次のアジェンダのインプットになるように並べる。順番を間違えるとうまく議論できなくなることも。
3. 後で時間が足りなくならないよう、全員が早々に合意形成できそうな議題を先に持ってきて、重めな議論はメインディッシュに取っておく。

　

Purpose、People、Processと、考えることが無数にあり煮詰まりがちですが、そんな時は以下を試してみてください。

• 参加者の発言しそうなこと、疑問に思うこと、不満を書き出してみる。「きっと〇〇さんはここで反対意見を言うだろう（から、理論武装はぶ厚めにしよう）」「いきなり課題をあげてくださいと言われてもみんな面食らうだろう（から、これまでに集めた課題を呼び水的に一覧化しておこう）」など。
• 参加者に事前に「こういう進め方をしようと思ってるんだけど、これでうまくいきそうですかね」と聞いてみる。お互い、会議のイメトレにもなります。

それでも進め方に悩む場合は、ケンブリッジで推奨している会議の種類ごとのアジェンダの王道パターンをご参考ください。

　

　

　

ここまでくれば、あとは、必要なモノをリストアップしましょう。会議室だけでなく、議論で使うアイテム（何か参加者に書いてもらうならペンと付箋など）も大切です。


頭の中で参加者が終了条件に向けて活発な議論をしている状況がイメージできれば、準備が進んでいる証拠です。「そうは簡単には進まない」という意見もありますが、だからといって準備を怠れば、会議中に発生する不測の事態には到底対応できません。

最後に、ケンブリッジでは、会議の準備シート（「Prepシート」と呼んでいます。PrepはPreparationの略）を作ることを推奨しています。順に埋めていくことで会議の準備を進められるフォーマットになっています。ぜひご活用ください。

　

　すぐできる、ずっと効く。今回はここまで。
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